プライバシーポリシー

PRIVACY POLICY

横浜ビルシステム株式会社（以下「当社」という。）は、 業務上使用するお客様、社員等の「個人情報」「個人番号」「特定個人情報」について、個人情報保護の重要性を認識し、 以下のとおり個人情報保護方針を定め、「個人情報」 「個人番号」「特定個人情報」の適正管理に努めます。

1.法令等の遵守

当社は、「個人情報保護に関する法律」「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」等の法令およびガイドライン等を遵守します。

2.「個人情報」「個人番号」「特定個人情報」の収集

当社は、「個人情報」「個人番号」「特定個人情報」の収集にあたっては、その利用目的を明らかにして、適法かつ適正な方法により収集します。

3.「個人情報」「個人番号」「特定個人情報」の利用・提供・委託

当社は、「個人情報」「個人番号」「特定個人情報」を利用する場合、その利用目的の範囲内で行います。また、当社が保有する、「個人情報」「個人番号」「特定個人情報」を第三者に提供する場合には、本人の同意を得たうえで行います。さらに、提供先および委託先には、 当社と同様の管理を行うよう適切な指導・監督をいたします。

4.「個人情報」「個人番号」「特定個人情報」の適切な管理

当社は、「個人情報」「個人番号」「特定個人情報」を利用する場合、その利用目的の範囲内で行います。また、当社が保有する、「個人情報」「個人番号」「特定個人情報」を第三者に提供する場合には、本人の同意を得たうえで行います。さらに、提供先および委託先には、 当社と同様の管理を行うよう適切な指導・監督をいたします。

5.個人情報保護に関する継続的な改善

当社は、本方針を社員等に周知徹底するとともに、個人情報保護のための社内ルールおよび体制について、継続的な改善に努めます。

「個人情報の保護に関する法律」「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づく公表事項

「個人情報の保護に関する法律」「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づき、以下の事項を公表いたします。

1.「個人情報」「個人番号」「特定個人情報」の利用目的

当社は、お客様の「個人情報」「個人番号」「特定個人情報」を、次の利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

（1）下記の業務を円滑に遂行するため

  1. 清掃管理業務
  2. 警備・駐車場管理・受付案内業務
  3. 設備保守管理業務並びに付帯する工事請負業務
  4. 環境衛生管理業務
  5. マンション管理業務
  6. その他管理業務
  7. 清掃資機材、建物設備等の販売、斡旋業務

（2）上記（1）の業務遂行のため必要な連絡をとらせていただくため

（3）当社が提供する各種サービス・商品等に関する情報をお知らせするため

（4）当社に対するお客様のご意見・ご要望等の提供をお願いするため

（5）取引先様の特定個人情報等

  1. 不動産取引に関する支払調書作成事務
  2. 報酬、料金、契約金、および賞金に関する支払調書作成事務

（6）社員等の特定個人情報等

  1. 源泉徴収票作成事務
  2. 従業員持株会、役員持株会およびグループ会社持株会の会員である者について、当該持株会による支払調書作成事務のための当該持株会への提供
  3. 健康保険・厚生年金保険届出、申請、請求事務
  4. 雇用保険。労災保険届出、申請、請求、証明書作成事務

（7）社員等の配偶者及び親族等の特定個人情報等

  1. 源泉徴収票作成事務
  2. 健康保険・厚生年金保険届出事務

2．特定個人情報等の利用・提供・委託

特定個人情報等を利用する場合、その利用目的の範囲内で行います。また、当社が特定個人情報等の取扱いを第三者に委託する場合は、委託先に対して、法令等の定めに従い管理を行うよう適切に指導、監督いたします。

3．特定個人情報等の安全管理措置

当社は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報等の適切な管理のために社内規程を整備し、これを遵守するとともに、特定個人情報等の取扱いを継続的に改善するよう努めます。

4．特定個人情報の開示

当社は、本人又はその代理人から、当該特定個人情報等の開示の求めがあったときは、次の各号の場合を除き、遅滞なく回答いたします。

  1. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  2. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  3. 法令に違反することとなる場合

なお、開示の手続きにつきましては、「個人情報および特定個人情報等の開示等の手続き」をご参照ください。

5．法令、ガイドライン等の遵守

特定個人情報等の取扱いについて、当該個人情報の保護に適用される法令等を遵守します。

6．個人情報および特定個人情報等の開示等の手続き

当社は、お客様、社員等の保有個人データについての開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、利用目的の通知（以下「開示等」という）のご請求を受けたときには、請求者がご本人であることを確認させていただいたうえで、法令等で定められた範囲内で適正に対応させていただきます。また、一部の開示等のご請求については、手数料500円（税抜）をいただきます。開示等をご請求される場合は、当社所定の申請書に必要事項を記入し、ご本人確認のために必要な書類および開示手数料をご同封のうえ、下記の宛先まで郵送によりご請求下さい。当社所定の申請書等につきましては、お問い合わせ下さい。お電話や直接ご来社いただいての請求はお受けいたしかねます。また、ご請求の内容によっては、対応できない場合がございます。その際には、その理由を通知申し上げますので、あらかじめご了承ください。

7. 開示等のご請求およびお問い合わせ先

〒231-0023　神奈川県横浜市中区山下町23番地 日土地山下町ビル3階
横浜ビルシステム株式会社 総務部 個人情報担当
TEL 045-212-2060 （受付時間：9:00～11:30、13:30～17:00　但し、土日祝祭日は除く）

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